قواعد البيانات Microsoft Access
مدخل الى قواعد البيانات Microsoft Access
– قواعد البيانات Database : هي عباره عن تجميع لكميه كبيره من المعلومات او البيانات وعرضها بطريقه او اكثر من طريقه لتسهل الاستفاده منها .
وتشترك معظم نظم اداره قواعد البيانات في مجموعه من الوظائف منها :
ا. اضافه معلومه او بيان الى الملف . ب. حذف البيانات القديمه . ج. تغيير البيانات الموجوده . د. ترتيب وتنظيم البيانات داخل الملفات . ه. عرض البيانات على شكل تقرير او نموذج .
هذا ويعتبر برنامج Microsoft Access واحد من اشهر قواعد البيانات والتي تستخدم في ترتيب قواعد البيانات واستخراج النتائج منها وعمل الاستفسارات اللازمه . وهو عباره عن برنامج رسومي يعمل تحت بيئه Windows الرسوميه . ويحتوي هذا البرنامج على مجموعه متنوعه من الكائنات التي يمكن استخدامها لعرض المعلومات وادارتها مثل الجداول والنماذج والتقارير والاستعلامات ووحدات لماكرو ووحدات نمطيه وصفحات وصول للبيانات .
من مميزات هذه القواعد : 1- جمع جميع كائنات القاعده في ملف واحد ياخذ الامتداد MDB ، وهذا ولاشك اسهل في التعامل مع القاعده وان كان قد يمثل خطوره على القاعده من جهه ان تلف هذا الملف يتلف معه كل كائنات القاعده . 2- استيراد وتصدير انواع مختلفه من البيانات الى برامج مجموعه الاوفس او الى قواعد وبرامج اخرى . 3- تعدد درجات الامان في القاعده وتعدد المستخدمين . 4- امكانيه وضع القاعده على شبكه اتصالات داخليه وتشغيلها من عده مستخدمين في ان واحد . 5- وجود خصائص وطرق تمكن المستخدم من التحكم الكامل في القاعده وبياناتها ومنع تغيير تصميمها .
يطلق على قواعد بيانات ميكروسوفت اكسس اسم قواعد البيانات العلائقيه ويقصد بها قواعد البيانات التي تكون الجداول فيها مترابطه بينها بعلاقات في حقل واحد او اكثر . والهدف الاساسي من ربط الجداول هو منع تكرار البيانات والحد من مساحات التخزين الضائعه والرفع من كفاءه قاعده البيانات . وسيتم تفصيل انواع العلاقات وكيفيه الربط بين الجداول في قسم العلاقات .
وقد وضعت ميكروسوفت في هذا البرنامج كائنات تساعد المستخدم لادخال البيانات واستخراجها من القاعده وطباعتها ، وهذه الكائنات هي : (1) الجداول : وهي مكان تخزين البيانات في القاعده ، وتتكون الجداول من حقول (اعمده ) وسجلات (صفوف) . (2) استعلامات : وهي كما يتضح من اسمها استعلام عن بيانات معينه في القاعده تنطبق عليها معايير محدده ، او كائنات لتنفيذ عمليات على البيانات في الجداول كحذف سجلات او تحديثها او انشاء الجداول او الحاق سجلات بها . (3) النماذج : وهي مكان تسجيل البيانات التي ترغب في حفظها في الجدول ، وتحريرها . (4) التقارير : وهي كائنات عرض وطباعه البيانات باشكال وطرق وتنسيقات منوعه . (5) الصفحات : وهي صفحات تعرض البيانات في ملفات من نوع HTML منفصله عن ملف القاعده الاساسي وذلك لعرضها على شبكه الانترنت . (6) الماكرو : ابسط تعريف له هو كائن يمكن وضع امر او عده اوامر او اجراءات فيه ليتم تنفيذها . (7) الوحدات النمطيه : هي مكان تخزين اوامر واجراءات ليتم تنفيذها او استدعاؤها باكثر من طريقه وتختلف عن الماكرو بامكانيه التحكم في هذه الاوامر بشكل اكبر وانها ذات امكانيات اوسع واكبر وادق وتحكم اكثر فيها .
ميكروسووفت اكسس Microsoft Access هو برنامج لانشاء وتصميم قواعد بيانات تمكنك هذه القواعد من : 1- تسجيل اسماء اشخاص او وجهات وعناوينهم وارقام هواتفهم . 2- تسجيل مبيعات ومشتروات واستخراج فواتير منوعه . 3- تسجيل بيانات ودرجات طلاب واستخراج نتائجهم . 4- مرضى وبياناتهم الشخصيه واحصاءات متنوعه لهم . 5- فهارس كتب ومكتبات واعارات . 6- عاملين في المؤسسه وتقارير بالمستحقات والاجازات . 7- اتصالات اداريه (صادر ووارد) . 8- مكاتب سفريات وحجوزات . 9- تسجيل تبرعات ومصروفات وانشطه خيريه . 10- فهارس مكتبات صوتيه (اشرطه صوتيه ) . ومالم يذكر اكثر ، وما ذكر اعلاه نقطه من بحر .
برنامج مايكروسوفت اكسس
Microsoft Access
مقدمه : تشغيل وانهاء Access 2000 : – تشغيل Access 2000 : من قائمه البرامج :- 1. من سطح المكتب انقر على زر Start الموجود في اسفل الشاشه على اليسار في شريط المهام . 2. تظهر قائمه Start ، نختار منها Programs فتظهر قائمه اخرى نختار منها البرنامج Microsoft Access .
– تشغيل2000 Access من نافذه My Computer :- 1. من سطح المكتب انقر نقرا مزدوجا على رمز My Computer . 2. من نافذه My Computer انقر نقرا مزدوجا على رمز مشغل القرص C . 3. انقر نقرا مزدوجا على مجلد2000 Access لفتحه .
وبمجرد تشغيل البرنامج يتم فتح مربع حواري يطلب منها انشاء قاعده بيانات جديده باستخدام قاعده بيانات فارغه او باستخدام معالجات ، او فتح قاعده بيانات موجوده .
– الشاشه الافتتاحيه لبرنامج 2000 Access :- تتكون شاشه البرنامج من :-
ا. شريط القوائم Menu bar : حيث يحتوي على 7 قوائم وكل قائمه تحتوي على مجموعه من الاوامر .
ب. شريط الادوات القياسي Tool bar : يوجد اسفل الشريط السابق ويحتوي على ازار ورموز تستخدم بديلا للاوامر .
ج. شريط المعلومات Status bar : يوجد في اسفل الشاشه ويوجد عليه بعض المعلومات عن الملف الفتوح مثل اسمه وعدد سجلاته وموقع المؤشر داخل الملف .
د. مربع قائمه التحكم Control Menu Box : ويوجد في اقصى اليسار العلوي من الشاشه على شكل مفتاح حيث النقر المزدوج على هذا المفتاح الى اغلاق البرنامج والنقر الفردي يؤدي الى اظهار قائمه التحكم .
ه. زر الاغلاق والتقليص والتكبير : وتوجد في اقصى يمين الشاشه العلوي وتستخدم هذه الازرار في الاق النافذه وتصغيرها وتكبيرها . و. منطقه العمل : وهي المنطقه الكبيره والتي تظهر بها كائنات قاعده البيانات التي نتعامل معها مثل الجداول والنماذج والاستعلامات … الخ
– انهاء2000 Access :- بعد حفظ العمل نقوم بانهاء البرنامج وذلك باحدى الطرق التاليه :
ا. فتح قائمه ملف ومن القائمه التي تظهر نختار انهاء .
ب. اضغط مفتاح Alt + F4 .
ج. انقر نقرا مزدوجا على مربع قائمه التحكم .
د. انقر زر الاغلاق × .
انشاء قاعده بيانات جديده
– انشاء قاعده بيانات فارغه :
1. بعد تشغيل البرنامج يتم فتح مربع حوار نختار منه انشاء قاعده بيانات فارغه . ثم ننقر على زر موافق.
اما في حاله عدم ظهور مربع الحوار السابق نقوم بفتح قائمه ملف ثم نختار جديد او ننقر على زر قاعده بيانات جديده الموجود على شريط الادوات ، وفي كلا الحالتين يظهر نافذه (جديد) .
2. من خلال التبويب General ننقر على قاعده بيانات ثم نختار موافق فيتم فتح نافذه مربع ملف قاعده بيانات جديده . 3. امام خانه اسم الملف نكتب اسم قاعده البيانات ثم ننقر على الزر انشاء ، فيقوم البرنامج بانشاء قاعده بيانات جديده فارغه وبالاسم الذي اخترناه .
– انشاء قاعده بيانات باستخدام المعالج :-
1. بعد تشغيل البرنامج يتم فتح مربع حوار نختار منه انشاء قاعده بيانات باستخدام المعالج ثم ننقر على زر موافق ، اما اذا لم يظهر المعالج السابق فنختار ملف ثم جديد وفي كلا الحالتين يتم اظهار نافذه مربع “جديد” . 2. من خلال التبويب Data base انقر احد المعالجات التي تريدها ثم انقر زر موافق يتم فتح مربع ملف قاعده بيانات جديده .
3. امام خانه اسم الملف اكتب اسم قاعده البيانات ثم انقر زر “انشاء” ، يبدا المعالج بالعمل وتظهر بعد قليل معلومات توضح ماذا سيفعل المعالج .
4. انقر زر التالي للاستمرار ، فتظهر بعد قليل قائمه باسماء الجداول التي انشاها المعالج لقاعده البيانات (انظر الشكل) حيث تظهر اسماء الجداول على اليمين بينما تظهر اسماء الحقول الموجوده في الجدول المختار على اليسار . نقوم باختيار الحقول التي نريدها وذلك بنقر المربع الموجود على يسار الحقل .
4. انقر زر التالي للاستمرار فيظهر مربع اخر يطلب منك اختيار النمط الذي ترغب باستخدامه في عروض الشاشه ، قم باختيار النمط الذي تريد ثم اضغط على زر التالي ، فيظهر مربع حوار اخر يطلب منك تحديد النمط الذي ترغب باستخدامه في التقارير المطبوعه ، اختر النمط الذي تريده ثم انقر الزر التالي . فيظهر مربع حوار اخر يطلب منا وضع عنوان لقاعده البيانات وهل نريد تضمين صوره ام لا . 5. انقر زر التالي فيظهر اخر شكل من مربعات الحوار والذي يسال هل نريد بدء قاعده البيانات . نقوم بتنشيط الخيار نعم ثم ننقر على زر انهاء . 6. يبدا المعالج بانشاء قاعده بيانات تحتوي على جداول ونماذج وتقارير … الخ . وبعد الانتهاء من انشاء قاعده البيانات تظهر شاشه اخر تحثنا على ادخال البيانات المطلوبه . نقوم بادخال البيانات وبعد ذلك نغلق النافذه فيظهر اطار اخر اسمه
لوحه التبديل : حيث لا تعتبر هذه اللوحه ذات قيمه كبيره وانما هي نموذج جميل يسمح لك باداء الاعمال التي تطلبها من قاعده البيانات بمجرد النقر على الزر المناسب .
وتظهر هذه اللوحه في كل مره يتم فتح قاعده البيانات حيث نقوم باغلاقها وبمجرد اغلاقها يظهر اطار قاعده البيانات حيث يحتوي على جميع الجداول والنماذج والاستعلامات … الخ ، الذي قام المعالج بانشائها .
– حفظ قاعده البيانات :-
يمتاز برنامج2000 Access بميزه حفظ القاعده بمجرد تسميتها ويتم ايضا حفظ اي سجل بمجرد ادخاله . ولكن اذا قمت بعمل اي تغيرات في تصميم جدول او نموذج او تقرير وقمت باغلاقه يظهر مربع حوار يطلب منك هل تريد حفظ التغيرات ام لا .
– اغلاق قاعده البيانات :-
يتم اغلاق قاعده البيانات باحدى الطرق التاليه : 1. انقر نقرا مزدوجا على مربع قائمه التحكم . 2. انقر زر الاغلاق T . 3. من قائمه ملف نختار اغلاق . 4. اضغط مفتاح Ctrl +4 F .
-فتح قاعده البيانات :-
يتم فتح قاعده البيانات باحدى الطرق التاليه : 1. من قائمه ملف نختار فتح ومن مربع الحوار الذي يظهر نحدد مكان الملف المطلوب ونقوم بفتحه . او ننقر على زر فتح الموجود على شريط الادوات . 2. عند فتح برنامج2000 Access من مربع الحوار الذي يظهر ، نختار فتح ملف موجود ونقوم بتحديد الملف الذي نريد فتحه
انشاء الجداول
انشاء الجدول باستخدام المعالج :-
الجدول هو الاساس في اي قاعده بيانات حيث ان الكائنات الاخرى مثل النماذج والتقارير والاستعلامات تستخرج عاده من بيانات الجداول وليس من اي كائن اخر .
1. نقوم باختيار التبويب جداول من اطار قاعده بيانات ثم ننقر على زر “جديد” الموجود في اعلى اطار قاعده البيانات ، حيث يظهر مربع “جدول جديد” (انظر الشكل) ، وممكن الحصول على نفس المربع من قائمه ادراج او بالنقر على زر كائن جديد من شريط الادوات .
ويتم انشاء الجدول باستخدام المعالج كما يلي
2. نختار من المربع معالج الجدول ثم ننقر زر موافق فيظهر معالج الجداول (انظر الشكل) ، تظهر تلقائيا قائمه الجداول التي تخص العمل واذا رغبت في اظهار قائمه الجداول الشخصيه نشط خانه الاختيار “شخصي” .
3. من خانه نماذج الجداول ننقر على الجدول الذي نريده ، حيث تظهر حقول هذا الجدول في خانه نماذج الحقول ، نقوم بعد ذلك باختيار الحقل الذي نريده ثم النقر على زر < حيث يؤدي الى نقل الى الجدول الجديد . ومن الممكن ايضا اختيار حقول اخرى من خانه نماذج الجداول واضافتها الى الجدول الجديد ، بعد اختيار الحقول التي نريدها وثم نقلها الى الجدول الجديد ننقر على زر التالي فيظهر مربع معالج الجداول حيث نقوم بكتابه اسما للجدول .
4. من مربع معالج الجداول نقوم بتنشيط الخيار (نعم) قم بتعيين مفتاح اساسي نيابه عنه ، حيث يقوم المعالج بتعيين حقل معين ليكون مفتاح اساسي ،( المفتاح الاساسي عباره عن علامه مميزه تكون موجود بجانب كل سجل نقوم بتمييزه عن غيره وذلك لمنع دخول نفس البيانات في نفس الحقل المستخدم كمفتاح اساسي . وعاده يتم اختيار السجل الذي يحتوي رقم وليس على اسم بحيث لا يتكرر ). ثم انقر زر التالي فتظهر اخر شاشه من شاشات معالج الجداول ، حيث يحتوي على خيارات كثيره .
5. انقر على الخيار الذي تريده ثم انقر زر انهاء فيتم انشاء الجدول حسب الاختيار الذي ثم تحديده بالسابق وبعد عمل المطلوب قم باغلاق الجدول .
– انشاء جدول بدون المعالج :-
1. من اطار قاعده البيانات نشط التبويب جداول ثم انقر الزر جديد فيظهر مربع (جدول جديد) ومن هذا المربع انقر “طريقه عرض التصميم” ثم انقر زر موافق فتظهر نافذه عرض تصميم الجدول .
2. في اول سطر وتحت عمود اسم الحقل اكتب اسم اول حقل بعد ذلك انقل المؤشر الى العمود الثاني (عمود نوع البيانات) حيث يوجد بجانبه سهم صغير وعند الضغط عليه تظهر قائمه مسند له تحتوي على مجموعه من انواع الحقول مثل (نص ، رقم ، تاريخ، نعم / لا ، عمله ، مذكر ، ترقيم تلقائي ، كائن ، معالج البحث) قم باختيار نوع الحقل حسب العمود الذي قبله اسم الحقل .
3. انتقل الى العمود الثلث (الوصف) ثم اكتب وصف للحقل الذي تعمل عليه ، وهو امر اختياري .
4. نلاحظ ايضا في النصف السفلي من نافذه عرض التصميم تظهر خصائص الحقل الحالي المختار قم تحديد خصائص الحقل بما يناسبك . مثل (الحجم ، التنسيق ، الاماكن العشري ، قناع الادخال ، تعليق … الخ) .
5. قم بتعبئه اسماء جميع الحقول التي ترغب بها مع تحديد نوع البيانات والخصائص . 6. انقر زر الاغلاق فتظهر رسال تخبرك بحفظ التغيرات ، اختر نعم ، فيظهر مربع حفظ باسم اكتب اسما للجدول ثم انقر موافق .
– ضبط المفتاح الاساسي بدون معالج :-
يجب تخصيص حقل او اكثر من حقول الجدول وجعله مفتاح اساسي Primary Key ويراعى عند اختيار الحقل ان يشتمل على بيانات لا يسمح بتكرارها داخل الجدول مثل رقم حساب العميل او الرقم الوطني … الخ . ولعمل ذلك : 1. ضع المؤشر امام الحقل حتى يتحول الى سهم اسود صغير ثم انقر زر الفاره حيث يظهر راس سهم صغير على يمين اسم الحقل ويتم اضاءه السجل كله . 2. وجه المؤشر الى شريط الادوات واضغط على زر المفتاح ، فيظهر رمز المتفاح على يمين اسم الحقل دلاله على ان هذا الحقل اصبح مخصصا كمفتاح اساسي .
