قواعد البيانات Microsoft Access
مدخل الي قواعد البيانات Microsoft Access
– قواعد البيانات Database : هى عبارة عن تجميع لكمية كبار من المعلومات او البيانات و عرضها بكيفية او اكثر من كيفية لتسهل الاستفادة منها .
وتشترك معظم نظم ادارة قواعد البيانات فمجموعة من الوظائف منها :
ا. اضافة معلومة او بيان الي الملف . ب. حذف البيانات القديمة . ج. تغيير البيانات الموجودة . د. ترتيب و تنظيم البيانات داخل الملفات . ه. عرض البيانات علي شكل تقرير او نموذج .
هذا و يعتبر برنامج Microsoft Access و احد من اشهر قواعد البيانات و التي تستعمل فترتيب قواعد البيانات و استخراج النتائج منها و عمل الاستفسارات اللازمة . و هو عبارة عن برنامج رسومى يعمل تحت بيئة Windows الرسومية . و يحتوى ذلك البرنامج علي مجموعة متنوعة من الكائنات التي ممكن استخدامها لعرض المعلومات و ادارتها كالجداول و النماذج و التقارير و الاستعلامات و وحدات لماكرو و وحدات نمطية و صفحات و صول للبيانات .
من متميزات هذة القواعد : 1- جمع كل كائنات القاعدة فملف و احد ياخذ الامتداد MDB ، و ذلك و لاشك اسهل فالتعامل مع القاعدة و ان كان ربما يمثل خطورة علي القاعدة من جهة ان تلف ذلك الملف يتلف معة جميع كائنات القاعدة . 2- استيراد و تصدير نوعيات مختلفة من البيانات الي برامج مجموعة الاوفس او الي قواعد و برامج اخري . 3- تعدد درجات الامان فالقاعدة و تعدد المستخدمين . 4- امكانية و ضع القاعدة علي شبكة اتصالات داخلية و تشغيلها من عدة مستعملين فان و احد . 5- و جود خصائص و طرق تمكن المستخدم من التحكم الكامل فالقاعدة و بياناتها و منع تغيير تصميمها .
يطلق علي قواعد بيانات ميكروسوفت اكسس اسم قواعد البيانات العلائقية و يقصد فيها قواعد البيانات التي تكون الجداول بها مترابطة بينها بعلاقات فحقل و احد او اكثر . و الهدف الاساسى من ربط الجداول هو منع تكرار البيانات و الحد من مساحات التخزين الضائعة و الرفع من كفاءة قاعدة البيانات . و سيتم تفصيل نوعيات العلاقات و طريقة الربط بين الجداول فقسم العلاقات .
وقد و ضعت ميكروسوفت فهذا البرنامج كائنات تساعد المستخدم لادخال البيانات و استخراجها من القاعدة و طباعتها ، و هذة الكائنات هى : (1) الجداول : و هى مكان تخزين البيانات فالقاعدة ، و تتكون الجداول من حقول (اعمدة ) و سجلات (صفوف) . (2) استعلامات : و هى كما يتضح من اسمها استعلام عن بيانات معينة فالقاعدة تنطبق عليها معايير محددة ، او كائنات لتنفيذ عمليات علي البيانات فالجداول كحذف سجلات او تحديثها او انشاء الجداول او الحاق سجلات فيها . (3) النماذج : و هى مكان تسجيل البيانات التي ترغب فحفظها فالجدول ، و تحريرها . (4) التقارير : و هى كائنات عرض و طباعة البيانات باشكال و طرق و تنسيقات منوعة . (5) الصفحات : و هى صفحات تعرض البيانات فملفات من نوع HTML منفصلة عن ملف القاعدة الاساسى و هذا لعرضها علي شبكة الانترنت . (6) الماكرو : ابسط تعريف له هو كائن ممكن و ضع امر او عدة اوامر او اجراءات فية ليتم تنفيذها . (7) الوحدات النمطية : هى مكان تخزين اوامر و اجراءات ليتم تنفيذها او استدعاؤها باكثر من كيفية و تختلف عن الماكرو بامكانية التحكم فهذة الاوامر بشكل اكبر و انها ذات امكانيات اوسع و اكبر و ادق و تحكم اكثر بها .
ميكروسووفت اكسس Microsoft Access هو برنامج لانشاء و تصميم قواعد بيانات تمكنك هذة القواعد من : 1- تسجيل اسماء اشخاص او و جهات و عناوينهم و ارقام هواتفهم . 2- تسجيل مبيعات و مشتروات و استخراج فواتير منوعة . 3- تسجيل بيانات و درجات طلاب و استخراج نتائجهم . 4- مرضي و بياناتهم الشخصية و احصاءات متنوعة لهم . 5- فهارس كتب و مكتبات و اعارات . 6- عاملين فالمؤسسة و تقارير بالمستحقات و الاجازات . 7- اتصالات ادارية (صادر و وارد) . 8- مكاتب سفريات و حجوزات . 9- تسجيل تبرعات و مصروفات و انشطة خيرية . 10- فهارس مكتبات صوتية (اشرطة صوتية ) . و ما لم يذكر اكثر ، و ما ذكر اعلاة نقطة من بحر .
برنامج ما يكروسوفت اكسس
Microsoft Access
مقدمة : تشغيل و انهاء Access 2000 : – تشغيل Access 2000 : من قائمة البرامج :- 1. من سطح المكتب انقر علي زر Start الموجود فاسفل الشاشة علي اليسار فشريط المهام . 2. تخرج قائمة Start ، نختار منها Programs فتظهر قائمة اخري نختار منها البرنامج Microsoft Access .
– تشغيل2000 Access من نافذة My Computer :- 1. من سطح المكتب انقر نقرا مزدوجا علي رمز My Computer . 2. من نافذة My Computer انقر نقرا مزدوجا علي رمز مشغل القرص C . 3. انقر نقرا مزدوجا علي مجلد2000 Access لفتحة .
وبمجرد تشغيل البرنامج يتم فتح مربع حوارى يطلب منها انشاء قاعدة بيانات حديثة باستعمال قاعدة بيانات فارغة او باستعمال معالجات ، او فتح قاعدة بيانات موجودة .
– الشاشة الافتتاحية لبرنامج 2000 Access :- تتكون شاشة البرنامج من :-
ا. شريط القوائم Menu bar : حيث يحتوى علي 7 قوائم و جميع قائمة تحتوى علي مجموعة من الاوامر .
ب. شريط الادوات القياسى Tool bar : يوجد اسفل الشريط السابق و يحتوى علي ازار و رموز تستعمل بديلا للاوامر .
ج. شريط المعلومات Status bar : يوجد فاسفل الشاشة و يوجد علية بعض المعلومات عن الملف الفتوح كاسمة و عدد سجلاتة و موقع المؤشر داخل الملف .
د. مربع قائمة التحكم Control Menu Box : و يوجد فاقصي اليسار العلوى من الشاشة علي شكل مفتاح حيث النقر المزدوج علي ذلك المفتاح الي اغلاق البرنامج و النقر الفردى يؤدى الي اظهار قائمة التحكم .
ه. زر الاغلاق و التقليص و التكبير : و توجد فاقصي يمين الشاشة العلوى و تستعمل هذة الازرار فالاق النافذة و تصغيرها و تكبيرها . و . منطقة العمل : و هى المنطقة ال كبار و التي تخرج فيها كائنات قاعدة البيانات التي نتعامل معها كالجداول و النماذج و الاستعلامات … الخ
– انهاء2000 Access :- بعد حفظ العمل نقوم بانهاء البرنامج و هذا باحدي الطرق الاتية :
ا. فتح قائمة ملف و من القائمة التي تخرج نختار انهاء .
ب. اضغط مفتاح Alt + F4 .
ج. انقر نقرا مزدوجا علي مربع قائمة التحكم .
د. انقر زر الاغلاق × .
انشاء قاعدة بيانات حديثة
– انشاء قاعدة بيانات فارغة :
1. بعد تشغيل البرنامج يتم فتح مربع حوار نختار منة انشاء قاعدة بيانات فارغة . بعدها ننقر علي زر موافق.
اما فحالة عدم ظهور مربع الحوار السابق نقوم بفتح قائمة ملف بعدها نختار جديد او ننقر علي زر قاعدة بيانات حديثة الموجود علي شريط الادوات ، و فكلا الحالتين يخرج نافذة (جديد) .
2. من اثناء التبويب General ننقر علي قاعدة بيانات بعدها نختار موافق فيتم فتح نافذة مربع ملف قاعدة بيانات حديثة . 3. امام خانة اسم الملف نكتب اسم قاعدة البيانات بعدها ننقر علي الزر انشاء ، فيقوم البرنامج بانشاء قاعدة بيانات حديثة فارغة و بالاسم الذي اخترناة .
– انشاء قاعدة بيانات باستعمال المعالج :-
1. بعد تشغيل البرنامج يتم فتح مربع حوار نختار منة انشاء قاعدة بيانات باستعمال المعالج بعدها ننقر علي زر موافق ، اما اذا لم يخرج المعالج السابق فنختار ملف بعدها جديد و فكلا الحالتين يتم اظهار نافذة مربع “جديد” . 2. من اثناء التبويب Data base انقر احد المعالجات التي تريدها بعدها انقر زر موافق يتم فتح مربع ملف قاعدة بيانات حديثة .
3. امام خانة اسم الملف اكتب اسم قاعدة البيانات بعدها انقر زر “انشاء” ، يبدا المعالج بالعمل و تخرج بعد قليل معلومات توضح ما ذا سيفعل المعالج .
4. انقر زر الاتي للاستمرار ، فتظهر بعد قليل قائمة باسماء الجداول التي انشاها المعالج لقاعدة البيانات (انظر الشكل) حيث تخرج اسماء الجداول علي اليمين بينما تخرج اسماء الحقول الموجودة فالجدول المختار علي اليسار . نقوم باختيار الحقول التي نريدها و هذا بنقر المربع الموجود علي يسار الحقل .
4. انقر زر الاتي للاستمرار فيظهر مربع احدث يطلب منك اختيار النمط الذي ترغب باستخدامة فعروض الشاشة ، قم باختيار النمط الذي تريد بعدها اضغط علي زر الاتي ، فيظهر مربع حوار احدث يطلب منك تحديد النمط الذي ترغب باستخدامة فالتقارير المطبوعة ، اختر النمط الذي تريدة بعدها انقر الزر الاتي . فيظهر مربع حوار احدث يطلب منا و ضع عنوان لقاعدة البيانات و هل نريد تضمين صورة ام لا . 5. انقر زر الاتي فيظهر احدث شكل من مربعات الحوار و الذي يسال هل نريد بدء قاعدة البيانات . نقوم بتنشيط الخيار نعم بعدها ننقر علي زر انهاء . 6. يبدا المعالج بانشاء قاعدة بيانات تحتوى علي جداول و نماذج و تقارير … الخ . و بعد الانتهاء من انشاء قاعدة البيانات تخرج شاشة احدث تحثنا علي ادخال البيانات المطلوبة . نقوم بادخال البيانات و بعد هذا نغلق النافذة فيظهر اطار احدث اسمه
لوحة التبديل : حيث لا تعتبر هذة اللوحة ذات قيمة كبار و انما هى نموذج رائع يسمح لك باداء الاعمال التي تطلبها من قاعدة البيانات بمجرد النقر علي الزر المناسب .
وتظهر هذة اللوحة فكل مرة يتم فتح قاعدة البيانات حيث نقوم باغلاقها و بمجرد اغلاقها يخرج اطار قاعدة البيانات حيث يحتوى علي كل الجداول و النماذج و الاستعلامات … الخ ، الذي قام المعالج بانشائها .
– حفظ قاعدة البيانات :-
يمتاز برنامج2000 Access بميزة حفظ القاعدة بمجرد تسميتها و يتم كذلك حفظ اي سجل بمجرد ادخالة . و لكن اذا قمت بعمل اي تغيرات فتصميم جدول او نموذج او تقرير و قمت باغلاقة يخرج مربع حوار يطلب منك هل تريد حفظ التغيرات ام لا .
– اغلاق قاعدة البيانات :-
يتم اغلاق قاعدة البيانات باحدي الطرق الاتية : 1. انقر نقرا مزدوجا علي مربع قائمة التحكم . 2. انقر زر الاغلاق T . 3. من قائمة ملف نختار اغلاق . 4. اضغط مفتاح Ctrl +4 F .
-فتح قاعدة البيانات :-
يتم فتح قاعدة البيانات باحدي الطرق الاتية : 1. من قائمة ملف نختار فتح و من مربع الحوار الذي يخرج نحدد مكان الملف المطلوب و نقوم بفتحة . او ننقر علي زر فتح الموجود علي شريط الادوات . 2. عند فتح برنامج2000 Access من مربع الحوار الذي يخرج ، نختار فتح ملف موجود و نقوم بتحديد الملف الذي نريد فتحه
انشاء الجداول
انشاء الجدول باستعمال المعالج :-
الجدول هو الاساس فاى قاعدة بيانات حيث ان الكائنات الاخري كالنماذج و التقارير و الاستعلامات تستخرج عادة من بيانات الجداول و ليس من اي كائن احدث .
1. نقوم باختيار التبويب جداول من اطار قاعدة بيانات بعدها ننقر علي زر “جديد” الموجود فاعلي اطار قاعدة البيانات ، حيث يخرج مربع “جدول جديد” (انظر الشكل) ، و يمكن الحصول علي نفس المربع من قائمة ادراج او بالنقر علي زر كائن جديد من شريط الادوات .
ويتم انشاء الجدول باستعمال المعالج كما يلي
2. نختار من المربع معالج الجدول بعدها ننقر زر موافق فيظهر معالج الجداول (انظر الشكل) ، تخرج تلقائيا قائمة الجداول التي تخص العمل و اذا رغبت فاظهار قائمة الجداول الشخصية نشط خانة الاختيار “شخصي” .
3. من خانة نماذج الجداول ننقر علي الجدول الذي نريدة ، حيث تخرج حقول ذلك الجدول فخانة نماذج الحقول ، نقوم بعد هذا باختيار الحقل الذي نريدة بعدها النقر علي زر < حيث يؤدى الي نقل الي الجدول الجديد . و من الممكن كذلك اختيار حقول اخري من خانة نماذج الجداول و اضافتها الي الجدول الجديد ، بعد اختيار الحقول التي نريدها و بعدها نقلها الي الجدول الجديد ننقر علي زر الاتي فيظهر مربع معالج الجداول حيث نقوم بكتابة اسما للجدول .
4. من مربع معالج الجداول نقوم بتنشيط الخيار (نعم) قم بتعيين مفتاح اساسى نيابة عنة ، حيث يقوم المعالج بتعيين حقل معين ليصبح مفتاح اساسى ،( المفتاح الاساسى عبارة عن علامة متميزة تكون موجود بجانب جميع سجل نقوم بتمييزة عن غيرة و هذا لمنع دخول نفس البيانات فنفس الحقل المستخدم كمفتاح اساسى . و عادة يتم اختيار السجل الذي يحتوى رقم و ليس علي اسم بحيث لا يتكرر ). بعدها انقر زر الاتي فتظهر احدث شاشة من شاشات معالج الجداول ، حيث يحتوى علي خيارات كثيرة .
5. انقر علي الخيار الذي تريدة بعدها انقر زر انهاء فيتم انشاء الجدول حسب الاختيار الذي بعدها تحديدة بالسابق و بعد عمل المطلوب قم باغلاق الجدول .
– انشاء جدول بدون المعالج :-
1. من اطار قاعدة البيانات نشط التبويب جداول بعدها انقر الزر جديد فيظهر مربع (جدول جديد) و من ذلك المربع انقر “كيفية عرض التصميم” بعدها انقر زر موافق فتظهر نافذة عرض تصميم الجدول .
2. فاول سطر و تحت عمود اسم الحقل اكتب اسم اول حقل بعد هذا انقل المؤشر الي العمود الثاني (عمود نوع البيانات) حيث يوجد بجانبة سهم صغير و عند الضغط علية تخرج قائمة مسند له تحتوى علي مجموعة من نوعيات الحقول ك(نص ، رقم ، تاريخ، نعم / لا ، عملة ، مذكر ، ترقيم تلقائى ، كائن ، معالج البحث) قم باختيار نوع الحقل حسب العمود الذي قبلة اسم الحقل .
3. انتقل الي العمود الثلث (الوصف) بعدها اكتب و صف للحقل الذي تعمل علية ، و هو امر اختيارى .
4. نلاحظ كذلك فالنصف السفلى من نافذة عرض التصميم تخرج خصائص الحقل الحالى المختار قم تحديد خصائص الحقل بما يناسبك . ك(الحجم ، التنسيق ، الاماكن العشرى ، قناع الادخال ، تعليق … الخ) .
5. قم بتعبئة اسماء كل الحقول التي ترغب فيها مع تحديد نوع البيانات و الخصائص . 6. انقر زر الاغلاق فتظهر رسال تخبرك بحفظ التغيرات ، اختر نعم ، فيظهر مربع حفظ باسم اكتب اسما للجدول بعدها انقر موافق .
– ضبط المفتاح الاساسى بدون معالج :-
يجب تخصيص حقل او اكثر من حقول الجدول و جعلة مفتاح اساسى Primary Key و يراعي عند اختيار الحقل ان يشتمل علي بيانات لا يسمح بتكرارها داخل الجدول كرقم حساب العميل او الرقم الوطنى … الخ . و لعمل هذا : 1. ضع المؤشر امام الحقل حتي يتحول الي سهم اسود صغير بعدها انقر زر الفارة حيث يخرج راس سهم صغير علي يمين اسم الحقل و يتم اضاءة السجل كلة . 2. و جة المؤشر الي شريط الادوات و اضغط علي زر المفتاح ، فيظهر رمز المتفاح علي يمين اسم الحقل دلالة علي ان ذلك الحقل اصبح مخصصا كمفتاح اساسى .
